Für die Bearbeitung der Rechtsschutzangelegenheit ist es wichtig, dass vollständige Unterlagen vorliegen. Auch scheinbar unwichtige Schriftstücke oder Notizen mit Zeitangaben oder Ähnliches können ausschlaggebend für ein erfolgreiches Verfahren werden. Der Antrag sollte immer die Angabe von Adresse, Telefonnummer, gegebenenfalls auch E-Mail und Faxnummer enthalten. In jedem Fall sollte die Erreichbarkeit gewährleistet sein. Zur Beurteilung der Angelegenheit wird auch eine Sachverhaltsschilderung benötigt. Hilfreich ist es, wenn darin bereits das angestrebte Ziel der Beratung bzw. der gerichtlichen Rechtsverfolgung zum Ausdruck gebracht wird. Des Weiteren sollten dem Antrag alle wichtigen Unterlagen beigefügt sein, insbesondere solche, aus denen sich Fristen oder Termine ergeben. Das heißt z. B. insbesondere
- in Verwaltungssachen der Ausgangsbescheid, gegebenenfalls der Widerspruchsbescheid sowie etwaige Vorkorrespondenz;
- in Disziplinarsachen das Anschuldigungsschreiben und ggf. die Einleitungsverfügung;
- in Strafsachen die Anklageschrift, die Terminladung oder der Strafbefehl;
- in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten der Arbeitsvertrag, das Kündigungsschreiben oder die Ablehnung der Höhergruppierung;
- in Zivilsachen die Vorkorrespondenz, die gerichtliche Korrespondenz und richterliche Verfügungen.
Falls einzelne Unterlagen noch nicht vorliegen, sollte darauf hingewiesen werden. Wenn Fristen laufen oder in anderen Fällen, in denen eine besondere Eilbedürftigkeit besteht (z. B. anstehende Termine), ist es wichtig, sich unverzüglich um den Rechtsschutz zu bemühen. Im Vorfeld des Rechtsschutzes trägt das Mitglied selbst die Verantwortung für die Fristenwahrung. Anträge sind so rechtzeitig zu stellen, dass eine Bearbeitung bei JVB und BBB im üblichen Geschäftsbetrieb fristgerecht möglich ist. Auch ist empfehlenswert, im Antragsschreiben auf drohenden Fristablauf heraushebend hinzuweisen.